Eine Friedhofsinventarisierung kann vom Friedhofsträger bzw. der Friedhofsverwaltung beauftragt werden, also von der Stelle, die für den Betrieb und die Verwaltung des Friedhofs verantwortlich ist – z. B. eine Pfarrei, eine Gemeinde/Stadt, die Verwaltung eines kommunalen Friedhofs, ein Unternehmen oder eine organisatorische Einheit, die den Friedhof verwaltet. Der Auftrag kann von einer Person erteilt werden, die zur Vertretung des Friedhofsträgers berechtigt ist (z. B. Pfarrer, Direktor, Leiter, Bevollmächtigter).

Ja, die Website www.eCmentarze.pl verfügt über eine Nutzungsordnung. Dieses Dokument legt die Regeln für die Nutzung des Dienstes sowie die Rechte und Pflichten der Nutzer und des Website-Administrators fest. Die Nutzungsordnung ist auf der Website des Dienstes verfügbar.

Sie finden ihn unter: www.ecemetery.eu/regulamin

Der Umfang der sichtbaren Informationen hängt von der jeweiligen Friedhofskonfiguration ab, aber meistens gilt:

• Öffentlich (für alle Besucher sichtbar) sind:
  - Lage des Grabes auf der Karte (Sektor/Feld/Reihe),
  - Vor- und Nachname der bestatteten Person,
  - Geburts- und Sterbedaten (falls freigegeben),
  - Grabfotos,
  - Grundlegende Informationen vom Grabstein, z. B. Hinweise darauf, dass es sich um ein denkmalgeschütztes Grab handelt oder dass dort verdiente Personen bestattet sind.
  
  
  
• Nur für den Administrator / Friedhofsverwalter sichtbar sind:
  - Kontaktdaten und Angaben zu lebenden Personen (falls geführt, z. B. Nutzungsberechtigter/Grabbetreuer),
  - Organisatorische und verwaltungsbezogene Daten zur Bewirtschaftung (z. B. interne Notizen, Dokumentenscans),
  - Abrechnungen/Gebühren und interne Status,
  - Werkzeuge zur Bearbeitung, zum Import, für Berichte, Statistiken sowie die Konfiguration der Datensichtbarkeit.

Nein. eCmentarze funktioniert online im Webbrowser, daher ist für die Nutzung der Karte und der Suchfunktion eine Internetverbindung erforderlich. Wenn der Empfang auf dem Friedhof schwach ist, lohnt es sich, die Lage (Sektor/Feld/Reihe) vorher zu notieren oder einen Screenshot der Karte zu machen.

Ja. eCmentarze werden so konzipiert und implementiert, dass die Einhaltung der DSGVO unterstützt wird (u. a. durch Zugriffskontrollen, Benutzerrollen und die Nachvollziehbarkeit/Protokollierung von Vorgängen). Es ist außerdem wichtig zu betonen, dass sich die DSGVO auf personenbezogene Daten lebender Personen bezieht; Daten verstorbener Personen fallen grundsätzlich nicht darunter. Daher ist die Veröffentlichung von Informationen über bestattete Personen im eCmentarze-System mit den geltenden Vorschriften vereinbar.

eCmentarze ist ein Online-System zur digitalen Verwaltung eines Friedhofs. Es ermöglicht das Anzeigen einer interaktiven Friedhofskarte, die Suche nach Gräbern und bestatteten Personen sowie das schnelle Auffinden einer Grabstelle (Sektor/Feld/Reihe). Für die Verwaltung ist es ein Werkzeug zur Führung und Aktualisierung des Registers, und für Besucher ein einfacher Weg, ein Grab zu finden und grundlegende Informationen einzusehen.

Ja. eCmentarze funktioniert im Webbrowser, daher kannst du es sowohl auf dem Smartphone als auch auf anderen mobilen Geräten (Android/iOS) nutzen, ohne eine App installieren zu müssen. Die Benutzeroberfläche ist für mobile Geräte optimiert, sodass du bequem nach einer Person suchen, die Grabstelle prüfen und die Karte während deines Friedhofsbesuchs verwenden kannst.

Für die Aktualisierung von Daten bitten wir um direkten Kontakt mit der Friedhofsverwaltung (Friedhofsbüro / Pfarrkanzlei / Friedhofsträger). Der Verwalter ist für die Eintragung von Änderungen im Register zuständig. Wir empfehlen die folgenden Kontaktmöglichkeiten:

1) Reiter „Kontakt“ auf der Friedhofs-Unterseite
Auf der Seite jedes Friedhofs in unserem System finden Sie oben rechts den Reiter „Kontakt“. Dort gelangen Sie zum Kontaktformular sowie zu den vom Verwalter veröffentlichten Angaben (optional: Telefon, E-Mail, Öffnungszeiten der Kanzlei). Wenn Sie das Formular nutzen, wird Ihre Nachricht an das E-Mail-Postfach des zuständigen Verwalters gesendet.

2) Karte des konkreten Grabes
Wenn sich Ihr Anliegen auf ein bestimmtes Grab bezieht, öffnen Sie dessen Grabkarte. Auf der rechten Seite des Bildschirms befinden sich die Angaben zu den Bestatteten; direkt darunter finden Sie die Schaltfläche „Daten aktualisieren“. Nach dem Anklicken erscheint ein spezielles Meldungsformular, das automatisch die Grab-ID anhängt – so weiß der Verwalter sofort, um welches Grab es geht.

3) Liste auf der Startseite
Auf der Startseite des Friedhofs befindet sich ganz unten unter der Karte eine Liste mit dem Titel „Nutzungsberechtigte der unten aufgeführten Gräber bitten wir um Kontakt“. Bei jedem Grab sehen Sie rechts in der Tabelle ein Hörersymbol; wenn Sie mit dem Mauszeiger darüberfahren, wird die Telefonnummer des Friedhofsverwalters angezeigt.

Diese Option ist auf ausgewählten Friedhöfen verfügbar. Sie ermöglicht ein symbolisches Gedenken an die verstorbene Person durch das Hinzufügen einer „virtuellen Kerze“. Die Kerze ist öffentlich beim jeweiligen Eintrag bzw. in der Grab-/Personenkarte sichtbar.

Wie funktioniert das für Besucher?

- Der Nutzer findet das konkrete Grab.
- Unter den Grabinformationen befindet sich die Schaltfläche „Virtuelle Kerze anzünden“ („Zapal wirtualny znicz“).
- Der Nutzer füllt ein kurzes Formular aus (Daten der zahlenden Person, Kontakt – E-Mail, Telefon).
- Er kann eine kurze Textnachricht hinzufügen – eine sogenannte „Intention“.
- Er bezahlt online (z. B. Sofortüberweisung, BLIK, Zahlungskarte).
- Die virtuelle Kerze erscheint anschließend öffentlich beim jeweiligen Grab.

Diese Option ist auf ausgewählten Friedhöfen verfügbar. Die Funktion ermöglicht es, die Verlängerung des Grabnutzungsrechts zu bezahlen, ohne persönlich die Pfarrkanzlei oder das Friedhofsbüro aufsuchen zu müssen.

Wie funktioniert das in der Praxis?

- Der Nutzer sucht das Grab im System.
- Das System zeigt Details zur Grabstelle: Grabnummer, Gültigkeitsdatum der Gebühr, Status des Nutzungsrechts.
- Unter den Grabinformationen befindet sich die Schaltfläche „Online-Spende für das Grab“ („Ofiara na grób Online”).
- Der Nutzer füllt ein kurzes Formular aus (Daten der zahlenden Person, Kontakt – E-Mail, Telefon).
- Er wählt den Verlängerungszeitraum (z. B. 10 Jahre / 20 Jahre).
- Er bezahlt online (z. B. Sofortüberweisung, BLIK, Zahlungskarte).
- Er erhält eine Zahlungsbestätigung sowie eine elektronische Bestätigung der Verlängerung. Das Grab wird im System automatisch verlängert.

Ja. eCmentarze zeigt die Lage des Grabes/Friedhofs auf der Karte an und ermöglicht es, die Route zum Grab bzw. die Anfahrtsroute zum Friedhof direkt über Google Maps zu planen.

Route zum Grab (zu Fuß):
In der individuellen Grabansicht gibt es die Schaltfläche „Zum Grab führen“ (bzw. „Prowadź do grobu“). Sie befindet sich in der Friedhofskarte direkt unter den Bestattungsinformationen. Nach dem Anklicken werden Sie zu Google Maps weitergeleitet, wo Sie die Route festlegen und bequem mit der Navigation auf dem Smartphone zum Ziel gelangen können.

Anfahrtsroute zum Friedhof:
Auf der individuellen Seite jedes Friedhofs finden Sie den Reiter „Kontakt“. Dort wird am unteren Ende der Seite eine Karte mit der Schaltfläche „Route planen“ (bzw. „Wyznacz trasę dojazdu“) angezeigt. Nach dem Anklicken werden Sie zu Google Maps weitergeleitet, sodass Sie die Anfahrt einfach planen und mit der Navigation zum Friedhof fahren können.

- Der Friedhof wurde noch nicht inventarisiert bzw. in das System eCmentarze.pl importiert.
- Der Friedhof befindet sich gerade in der Inventarisierung und die öffentliche Ansicht wurde noch nicht freigeschaltet.

Die häufigsten Gründe sind:

- Der Friedhof wurde noch nicht inventarisiert bzw. in eCmentarze.pl importiert.
- Der Friedhof befindet sich noch in der Inventarisierung oder die Datenbank wird gerade ergänzt – nicht alle Gräber und Einträge sind bereits erfasst.
- Der Eintrag kann einen Tippfehler oder eine abweichende Schreibweise enthalten (z. B. unterschiedliche Schreibweisen des Nachnamens, Doppelnamen, Abkürzungen von Vornamen), weshalb er in der Suche nicht erscheint.
- Die Daten können unvollständig sein, z. B. weil die Angaben auf dem Grabstein unleserlich sind.

Ja. Das System bietet die Möglichkeit, sogenannte „Gedenktafeln“ (Tabliczki Pamięci) zu erwerben. Damit kann auf dem eCmentarze-Portal eine virtuelle Gedenkseite bzw. ein Lebenslauf der verstorbenen Person erstellt werden (sichtbar beim ausgewählten Grab). In höheren Paketen kann zusätzlich eine Tafel mit QR-Code bestellt werden, die am Grabstein angebracht wird. Nach dem Scannen des QR-Codes mit dem Smartphone gelangt der Besucher direkt zur Gedenkseite und kann die hinzugefügten Inhalte ansehen.
Die Kaufoption für die „Gedenktafel“ finden Sie in der Grabkarte – direkt unter den Informationen zu den bestatteten Personen.

Nein. Konten im eCmentarze-System werden ausschließlich vom Friedhofsträger bzw. von der Friedhofsverwaltung (Verwaltung/Friedhofsbüro) angelegt und betreut. Wenn Sie eine Datenkorrektur oder eine Ergänzung von Informationen melden möchten, wenden Sie sich bitte direkt an die Verwaltung des jeweiligen Friedhofs.

Bitte kontaktieren Sie uns telefonisch oder per E-Mail. Wir überprüfen Ihre Berechtigungen und helfen Ihnen beim Zurücksetzen des Passworts oder bei der Vergabe neuer Zugangsdaten.

Kontakt:

Tel.: +48 32 733 39 42
E-Mail: biuro@ecmentarze.pl
Bürozeiten: Montag bis Freitag, 8:00–16:00

Im Falle eines Wechsels des Friedhofsträgers ist es möglich, die Zugänge und Berechtigungen an die neue verwaltende Einheit zu übergeben bzw. zu übertragen, sodass die Kontinuität der Registerführung und der Systembetrieb erhalten bleiben. Die Art der Übergabe hängt von den formalen Vereinbarungen sowie vom Umfang der Daten ab – wir unterstützen Sie bei der sicheren Übergabe der Datenbank und der Anpassung der Zugriffsrechte für den neuen Verwalter.

Ja. In vielen Fällen ist ein Import von Daten aus externen Systemen möglich – z. B. aus Excel-/CSV-Dateien oder aus vorhandenen Registern/Friedhofsbüchern in elektronischer Form sowie auch aus konkurrierenden Programmen. Umfang und Vorgehensweise des Imports hängen vom Datenformat und davon ab, welche Informationen die Datenbank enthält (z. B. Gräber, bestattete Personen, Lageangaben: Sektor/Feld/Reihe). Nach der Prüfung der Dateien helfen wir dabei, die Struktur anzupassen und die Daten sicher zu übertragen.

Der Inventarisierungsprozess verläuft in der Regel in mehreren Etappen:

- Festlegung des Arbeitsumfangs – gemeinsam bestimmen wir, was inventarisiert werden soll (ein Teil oder der gesamte Friedhof, Grabdaten, Daten der Bestatteten, zusätzliche Elemente).
- Sammlung von Materialien – wir analysieren vorhandene Pläne/Karten, Bücher, Register und Dateien (z. B. PDF/DWG/Excel) und legen fest, wie diese ins System übertragen werden.
- Arbeiten vor Ort – wir erstellen Drohnenaufnahmen zur Erstellung der Friedhofskarte sowie Fotos der Gräber.
- Ausarbeitung der Karte und Gliederung – wir erstellen einen digitalen Friedhofsplan (Sektoren/Felder/Reihen).
- Dateneingabe und -prüfung – wir ergänzen die Datenbank (Gräber und Bestattete) und prüfen die Konsistenz von Standorten und Beschreibungen.
- Abnahme und Schulung – wir übergeben das fertige System, erklären die Bedienung des Admin-Bereichs und vereinbaren die дальнейte Aktualisierung.
- Veröffentlichung und Inbetriebnahme der Suche – wir stellen Karte und Suchfunktion online bereit und konfigurieren die Datensichtbarkeit.

Ja. eCmentarze kann in Ihre Website integriert werden. Das eCmentarze-System ermöglicht die Generierung eines individuellen Codes, mit dem die Website in eine andere Internetseite eingebettet werden kann. Am häufigsten wird ein Link/Button hinzugefügt oder die Suchfunktion samt Karte eingebunden (z. B. in einem Reiter „Friedhof” oder „Grabsuche”). Dadurch gelangen Nutzer direkt von der Website der Pfarrei/des Amtes zu eCmentarze.

Einer der größten Vorteile von eCmentarze.pl ist die Möglichkeit, den Umfang der Inventarisierung frei zu wählen. Als eines der wenigen Unternehmen bieten wir nicht nur eine vollständige Friedhofsinventarisierung an, sondern auch die Option, ein „leeres” System inklusive Karte zu erwerben, um die Inventarisierung selbst durchzuführen oder Daten aus einer externen Datenbank zu importieren. Diese Variante kann die Gesamtkosten des Prozesses deutlich senken.

Wenn wir jedoch von der standardmäßigen Friedhofsinventarisierung sprechen, setzen sich die Gesamtkosten in der Regel aus folgenden Elementen zusammen:

• eCmentarze-System – Gebühr für die Inbetriebnahme, Konfiguration und den Zugang zur Plattform.
  - Kartenerstellung auf Basis von Drohnenaufnahmen – professionelle Luftbilder, die zur Erstellung eines interaktiven Friedhofsplans verwendet werden.
  - Gräberinventarisierung – Erstellung einer digitalen Datenbank, in der jedes Grab beschrieben und mit der Karte verknüpft ist.

Systemmodule:

- Online-Zahlungsmodul – ermöglicht Gläubigen, Gebühren online zu bezahlen (z. B. für die Grabnutzungsgebühr).
- SMS-Modul – Erinnerungen an auslaufende Nutzungsrechte, Informationen über Feierlichkeiten/Veranstaltungen.
- Werbemodul – Möglichkeit, Banner von Sponsoren und lokalen Unternehmen zu platzieren.
- Dokumentenmodul – ermöglicht das „Anhängen“ von Dokumentenscans an jedes Grab.
eZnicze-Modul – Funktion virtueller Kerzen, die Besucher der Website entzünden können.

Digitalisierung von Daten:

- Import aus anderen Datenbanken – Übertragung von Daten aus bestehenden Systemen.
- Erfassung von Gebühren-/Nutzungsberechtigten-Daten – manuelle Ergänzung finanzieller Daten durch unsere Mitarbeiter.
- Erfassung vollständiger Informationen aus Friedhofsbüchern – vollständige Digitalisierung historischer Einträge.

Drucke und Visualisierungen:

- Druck der Friedhofsbücher – Papierausgabe der vollständigen Datenbank inkl. Bindung und Prägung der Beschriftungen auf den Einbänden.
- Friedhofspläne (A3, A2, A1) – Ausdrucke in verschiedenen Formaten, geeignet zum Aushang in Schaukästen.
- Friedhofsplan z. B. für den Zaun – Banner mit aktuellem Plan der Sektoren und Wege; witterungs- und UV-beständig.

Fotomaterial:

- Paket mit Luftaufnahmen – hochwertige Drohnenaufnahmen zu Dokumentations- und Werbezwecken.
- Paket mit Kirchenfotos – attraktive Aufnahmen des Gebäudes, der Ausstattung und der Umgebung, z. B. für die Pfarrwebsite.

Die Präsentation des Systems ist kostenlos und verpflichtet nicht zur Auftragserteilung. Wir kommen zu einem für den Friedhofsträger passenden Termin in die Pfarrei oder führen eine Online-Präsentation durch.

Für ein individuelles Angebot oder zur Terminvereinbarung laden wir Sie herzlich ein, mit uns Kontakt aufzunehmen!

Die Pflege des Friedhofskontos ist kostenpflichtig. Die Gebühr ist vom Friedhofsverwalter auf Grundlage einer vom Administrator übermittelten Rechnung zu begleichen. Es gilt ein jährlicher Abrechnungszeitraum. Die Gebühr umfasst die Pflege der Friedhofsdaten im Portal, die Bereitstellung des Zugangs zu den grundlegenden Funktionen sowie durch den Administrator vorgenommene Updates, die die Kompatibilität des Portals mit neuen Versionen von Webbrowsern sicherstellen. Die Gebühren für die Wartung der grundlegenden und optionalen Systemfunktionen werden zu Beginn jedes Jahres um den von GUS (Statistisches Hauptamt Polens) veröffentlichten Veränderungsindex des durchschnittlichen nationalen Lohn-/Gehaltsniveaus valorisiert.

Die oben genannten Informationen finden Sie in der Nutzungsordnung/den Allgemeinen Geschäftsbedingungen für die Erbringung elektronischer Dienstleistungen über die Website unter www.eCmentarze.pl  – www.ecemetery.eu/regulamin

Nein. Ein Konto wird erst erstellt, nachdem der Friedhofsträger bzw. Administrator der jeweiligen Nekropole eine Friedhofsinventarisierung beauftragt hat. Wenn Sie an einer Inventarisierung interessiert sind, kontaktieren Sie uns bitte – wir erstellen Ihnen gern ein individuelles Angebot.

Kontakt:
Tel.: +48 32 733 39 42
E-Mail: biuro@ecmentarze.pl